WBSO: S&O-administratie bijhouden

Bij uw WBSO-aanvraag maakte u een inschatting van de S&O-werkzaamheden. U houdt direct vanaf de start van uw werkzaamheden de werkelijke S&O-uren (en eventuele S&O-kosten/uitgaven) en voortgang van het S&O-project bij in een S&O-administratie. Open voor aanvragen View this page in English De inhoud van deze pagina is gecontroleerd op 30 oktober 2025 Bij uw WBSO-aanvraag maakte u een inschatting van de S&O-werkzaamheden. U houdt direct vanaf de start van uw werkzaamheden de werkelijke S&O-uren (en eventuele S&O-kosten/uitgaven) en voortgang van het S&O-project bij in een S&O-administratie. Op deze pagina leest u hoe u een S&O-administratie bijhoudt. Wij kunnen u bij een controle vragen deze administratie te laten zien. Hoe houdt u een S&O-administratie bij? Vanaf de start van elk project houdt u een S&O-administratie bij. Ook als uw aanvraag nog niet is goedgekeurd. Daarin bewaart u alle brieven en beschikkingen die u van ons heeft ontvangen, en de volgende onderdelen: Urenadministratie: het aantal uren dat elke medewerker per project per dag aan S&O besteedt. Projectadministratie: een omschrijving van het type, de inhoud en de voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden.  Administratie van kosten en uitgaven: een overzicht van de kosten en uitgaven van het S&O-project (als u voor werkelijke kosten en uitgaven koos). Elk onderdeel van de S&O-administratie lichten we hieronder toe. Urenadministratie In uw S&O-urenadministratie houdt u het aantal gerealiseerde S&O-uren bij. U kunt hiervoor gebruikmaken van het Model urenstaat WBSO (Excel). U mag ook een administratie bijhouden die beter aansluit op uw werkwijze. Maak in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker. Binnen een S&O-verklaring mag u met de S&O-uren schuiven tussen projecten. Als u aan een project minder tijd besteedt, mag u de resterende uren van dat project gebruiken voor één of meer andere goedgekeurde S&O-projecten die meer uren vragen. Schrijf geen uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. We kunnen dit controleren. Update het aantal gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen in uw eigen S&O-urenadministratie. Model urenstaat WBSO Excel document | 39.5 KB Projectadministratie  Houd per project een administratie bij waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze blijkt wat de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden zijn. De werkzaamheden die u uitvoert moeten overeenkomen met de projecten die zijn goedgekeurd. Bundel documenten overzichtelijk per project, voorzie documenten van datum en naam van de opsteller, maak regelmatig een korte samenvatting van de voortgang en bewaar de administratie 7 jaar. Een S&O-administratie kan uit verschillende (digitale) documenten bestaan, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto's of video's van prototypes, testresultaten etc. Voor programmatuurprojecten kunt  u ook denken aan versiebeheersystemen (zoals SVN en Git) en issuetrackingsystemen (zoals Jira). Deze administratie moet binnen 2 maanden na afloop van het kalenderkwartaal gereed zijn. Administratie van kosten en uitgaven Ondernemers met personeel die bij de WBSO-aanvraag kozen voor 'werkelijke kosten en uitgaven' moeten de kosten en uitgaven van het S&O-project aantonen. Bent u zzp'er of heeft u gekozen voor de forfaitaire benadering? Dan hoeft u geen administratie van de kosten en uitgaven bij te houden. Voor de administratie van kosten en uitgaven kunt u gebruik maken van het WBSO invoermodel kosten en uitgaven (Excel). U mag ook een administratie bijhouden die beter aansluit op uw werkwijze. Bewaar documenten die van belang zijn voor uw kosten en uitgaven, zoals: boekingen van (diverse) grootboekrekeningen, opdrachtverstrekkingen en -bevestigingen, contracten (bijvoorbeeld voor huur), facturen en betaalafschriften. Het kan zijn dat u uitgaven* doet die gedeeltelijk dienstbaar zijn aan uw S&O-project, zoals een machine die u ook voor andere bedrijfsdoelen gebruikt. Maak voor deze uitgaven een duidelijke berekening waaruit blijkt welk deel van de uitgave gebruikt is voor de S&O-werkzaamheden vanaf de datum van ingebruikname tot aan het einde van het kalenderjaar. Neem deze berekeningen ook op in uw kosten- en uitgavenadministratie. De administratie van de kosten en uitgaven moet binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar gereed zijn. * Uitgaven zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om S&O uit te voeren. Dit zijn dus investeringen. WBSO Invoermodel kosten en uitgaven Excel document | 294 KB Meer weten? Lees meer over het bijhouden van een S&O-administratie in de Handleiding WBSO. Lees meer over alle acties die u uitvoert om uw voordeel te ontvangen. Lees meer over het melden van de realisatie.