Aanleveren aanbestedingsdocumenten voor GLB-subsidies

Heeft u GLB-subsidie aangevraagd voor uw project en geldt daarvoor een aanbestedingsplicht? De aanbesteding die u heeft gedaan, wordt door ons getoetst. Hiervoor moet u documenten sturen. We gebruiken hiervoor graag de digitale omgeving Samenwerkruimten. We leggen u per procedure uit welke documenten we nodig hebben. Open voor aanvragen De inhoud van deze pagina is gecontroleerd op 1 april 2026 Heeft u GLB-subsidie aangevraagd voor uw project en geldt daarvoor een aanbestedingsplicht? De aanbesteding die u heeft gedaan, wordt door ons getoetst. Hiervoor moet u documenten sturen. We gebruiken hiervoor graag de digitale omgeving Samenwerkruimten. We leggen u per procedure uit welke documenten we nodig hebben. Aanleveren aanbestedingsdocumenten Is uw subsidieaanvraag goedgekeurd en bent u aanbestedingsplichtig? Dan nemen we contact met u op om te vragen of u gebruik wilt maken van de digitale omgeving Samenwerkruimten. Hier kunt u op een gestructureerde manier de vereiste documenten uploaden. U hoeft Samenwerkruimten niet te gebruiken, maar dit heeft wel onze voorkeur. Zo kunnen we uw aanbesteding sneller en efficiënter beoordelen. Samenwerkruimten gebruiken Als we een Samenwerkruimte voor uw project hebben aangemaakt, zetten we een aantal hoofdmappen met mappenstructuur klaar. Een goed gestructureerd aanbestedingsdossier met duidelijke namen van de documenten helpt ons om de gegunde opdrachten te beoordelen. U gebruikt Samenwerkruimten alleen voor het uploaden van aanbestedingsdocumenten. Alle andere documenten uploadt u in Mijn RVO. Heeft u meerdere aanbestedingen binnen het project? Dan heeft u per aanbesteding/opdracht een hoofdmap nodig. U levert per aanbestede opdracht de documenten uiterlijk bij de vaststelling aan. U mag de documenten eerder uploaden. Dan kunnen we eerder beginnen met beoordeling van de aanbesteding. Andere digitale omgeving gebruiken Maakt u geen gebruik van Samenwerkenruimten? Dan zorgt u ervoor dat de documenten die u in Mijn RVO uploadt duidelijk van elkaar verschillen. Gebruik daarvoor de aanbestedingscodes en naamgeving in deze handleiding. Enkelvoudig onderhandse procedure Heeft u alleen enkelvoudige inkoopprocedures gedaan? Dan kunt u de inkoopdocumenten meteen in Mijn RVO uploaden. Welke documenten dit zijn, leest u bij Overige procedures. Aanbestedingscodes en mappen U geeft iedere opdracht een aanbestedingscode. Deze codes vindt u in de tabel hieronder. Dezelfde code geeft u ook aan de hoofdmap van de mappenstructuur in Samenwerkruimten.  Type procedure Aanbestedingscode Enkelvoudig onderhandse opdrachten Een code begint met de letter A en een volgnummer (A001, A002 en verder) Nadere overeenkomsten onder een Raamovereenkomst (NOK onder ROK) Een code begint met de letter B en een volgnummer (B001, B002 en verder) Alle andere opdrachten: Nationale en Europese niet-openbare procedure Nationale en Europese openbare procedure Meervoudig onderhandse procedure Een code begint met de letter C en een volgnummer (C001, C002 en verder) Submappenstructuur Per opdracht plaatst u de documenten in de juiste map. Er is dus één mappenstructuur per opdracht. Een mappenstructuur bestaat uit een hoofdmap met meerdere submappen. Deze mappen staan voor u klaar in Samenwerkruimten. Upload de vereiste documenten in de mappen.  Een voorbeeld van een submappenstructuur: Inkoop aanbestedingsbeleid Raming en inkoopstrategie Publicatie-uitnodiging Nota van inlichtingen Verzoek deelname inschrijvingen Beoordeling Gunning Meerwerk en oplevering  Bezwaren  Overig Naamgeving aanbestedingscodes hoofdmappen U past de naam van de hoofdmap aan naar de aanbestedingscode en procedure die daarbij hoort, bijvoorbeeld: C001 MVO C002 EUO C003 NNO Heeft u meerdere opdrachten die vallen onder dezelfde aanbestedingscode? Gebruik dan een volgnummer wanneer u de hoofdmappen een naam geeft. Bijvoorbeeld: u heeft één opdracht via een Meervoudig onderhands procedure (MVO) en 2 opdrachten via een Europees niet-openbaar procedure (EUNO). U noemt de 1e hoofdmap (opdracht) C001 MVO, de 2e map C002 EUNO, de 3e map C003 EUNO. Naamgeving aanbestedingsdocumenten De naam van ieder document dat u in de submappen zet, begint met de aanbestedingscode die daarbij hoort. Daarna volgt een afkorting voor het relevante document. Bijvoorbeeld: C001 NvI C001 PVvA C001 Bestek C001 Offerte Jansen C001 Afw brief Peeters Afkortingen bestandsnamen Zorg dat de namen van de bestanden niet te lang worden. Gebruik daarom afkortingen waaruit duidelijk is welk om document het gaat. Bijvoorbeeld: Afkorting Volledige bestandsnaam NvI Nota van Inlichtingen PVvA Proces-verbaal van Aanbesteding Afw Afwijzing Scant u uw documenten? Zorg er dan voor dat elk document in een los bestand staat. En niet bijvoorbeeld één bestand met daarin het aanbestedingsbeleid, raming, bestek en de Nota van Inlichtingen. Betaalverzoek voor kosten onder aanbestede opdracht Krijgt u meer dan € 125.000 subsidie? En doet u een betaalverzoek waarbij u kosten declareert die onder een aanbestede opdracht vallen? Noem dan de aanbestedingscode in het Format begroting en betaalverzoeken dat u aanlevert bij uw betaalverzoek. Op tabblad 8 (Uitgaven betaalverzoek) van het format vult u alle gemaakte kosten in die u wilt declareren. Per kostenregel vult u bij kolom J de aanbestedingscode in. Op deze manier kunnen we de gedeclareerde kosten goed linken aan de aanbestede opdracht. Documenten per aanbestedingsprocedure Hieronder ziet u welke documenten u via Samenwerkruimten stuurt. U ziet dit per submap. Nationale en Europese niet-openbare procedure (NNO/EUNO) U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam van de hoofdmap in Samenwerkruimten is Niet Openbaar.  0. Inkoop aanbestedingsbeleid  Eigen inkoop en aanbestedingsbeleid (als u dit heeft) 1. Raming en inkoopstrategie raming: hierin staat de geraamde waarde inkoopstrategie: hierin licht u onder andere de gekozen aanbestedingsprocedure toe 2. Publicatie-uitnodiging 2.a Selectiefase bekendmaking van een vooraankondiging (als u die heeft) publicatie op TenderNed publicatie op TED (bij Europese procedure) alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals: selectieleidraad document waarin de selectiecriteria staan en de weging daarvan 2.b Inschrijffase bekendmaking van een vooraankondiging (als u die heeft) publicatie op TenderNed publicatie op TED (bij Europese procedure) uitnodiging tot inschrijving/offerteverzoek alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals: inschrijvings- of aanbestedingsleidraad bestek of werkomschrijving document waarin de gunningscriteria staan en de weging daarvan 3. Nota van Inlichtingen 3.a Selectiefase Nota(’s) van Inlichtingen van de selectiefase documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn) 3.b Inschrijffase Nota(’s) van Inlichtingen van de inschrijffase (als u die heeft) documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn) 4. Verzoek deelname inschrijvingen 4.a Selectiefase alle verzoeken tot deelname proces-verbaal van de aanbesteding 4.b Inschrijffase alle inschrijvingen (inschrijfstaat, inschrijfbiljet bij werken, offertes) proces-verbaal van de aanbesteding 5. Beoordeling 5.a Selectiefase Beoordelingsformulier met de motivering waarin staat welke partijen doorgaan naar de inschrijffase 5.b Inschrijffase Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) scorematrix met onderbouwing 6. Gunning 6.a Selectiefase Berichten naar deelnemers met de selectiebeslissing 6.b Inschrijffase voorlopige gunningsbrieven en voorlopige afwijsbrieven gunningsbrieven of opdrachtverlening en afwijsbrieven 7. Meerwerk en oplevering overzicht meerwerk/minderwerk/aanvullende opdrachten (als dit voor u geldt) eventueel termijnstaten/staat van afrekening (als dit voor u geldt) proces-verbaal van opneming/oplevering (als dit voor u geldt) 8. Bezwaren Alle documenten die te maken hebben een bezwaar of klacht (als dit voor u geldt) 9. Overig Alle documenten die niet onder de onderwerpen hierboven passen Nationale en Europese openbare procedure (NO/EUO) U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam